Esta página cubre cuándo pedir una muestra y qué paga la tarifa de muestra. También cubre los diez controles que haces al abrir la caja. Y muestra cómo evitar que una muestra aprobada se convierta en otro producto. Si todavía estás eligiendo proveedor, empieza por la guía para principiantes.

¿Cuándo necesitas una muestra?

Todo pedido necesita una muestra. La única diferencia es cómo la consigues.

Fabricado para ti, con color, logo o empaque propios, eléctrico, o en contacto con alimentos o con niños. Paga una muestra fabricada, porque solo sabes cómo queda cuando existe. Una foto no muestra un enchufe, una etiqueta de voltaje, un motor ni una batería.
Artículo estándar en stock, o que el proveedor ya envía a tu mercado. Sin tarifa de muestra, pero con una unidad física: una videollamada, una foto con una regla al lado y una unidad pagada comprada de un pedido pequeño. Esa unidad es tu muestra. Pregunta a qué mercado y la fecha del último envío; una respuesta vaga significa pagar una muestra fabricada.
Cuando no puede llegarte una unidad física. Pide al proveedor que fotografíe el producto con la misma especificación, y ten al menos una foto comparable y una especificación escrita. Siempre que las condiciones lo permitan, la unidad física va primero.

Tres unidades valen más que una. La diferencia entre ellas muestra lo ancho que es el proceso de la fábrica. Una unidad perfecta y dos toscas te dicen que la línea no puede repetir la buena.

Si el proveedor no puede enviar una unidad dentro del plazo que cotiza para el pedido completo, el stock no está en stock.

¿Qué paga la tarifa de muestra?

La tarifa paga un trabajo que no tiene otro comprador.

Molde o utillaje. Una forma nueva necesita un molde nuevo. El molde sobrevive a la muestra y se usa otra vez para tu pedido.
Plancha de impresión. Una plancha por color y por diseño. Tres colores son tres planchas, y cada una se paga una vez.
Ajuste de máquina. La línea se detiene, cambian los ajustes y las primeras unidades salen más despacio.
Material para una tirada corta. Las fábricas compran por tonelada o por rollo. Tus tres unidades salen de un rollo comprado a medias.
Mano de obra. La muestra suele hacerla un técnico, no el operario que hará tu pedido.
Mensajería. El express internacional lo paga alguien.

Las muestras gratis llegan de una sola forma: el costo se movió a un sitio que no ves. Mira tres lugares antes de llamar gratis a una muestra.

El precio unitario. La muestra gratis suele estar dentro del precio del primer pedido.
El MOQ. MOQ es la cantidad mínima de pedido, la tirada más pequeña que acepta la fábrica. Un MOQ alto puede llevar el costo de la muestra.
El molde. El proveedor que se queda con el molde se queda con el producto.

Haz una pregunta que aclara la tarifa: ¿cuál de los seis puntos cubre esta tarifa? Un proveedor que responde «solo una tarifa» no ha calculado el trabajo.

Cuando la muestra necesita un molde nuevo, la tarifa pasa a ser el costo del molde. Entonces cambian las preguntas: de quién es el molde, quién paga los cambios y qué pasa con el molde si dejas de pedir. Eso está en la guía de precio.

¿Qué debes enviar antes de pedir la muestra?

Envía una hoja de especificaciones, un resumen de empaque y una referencia de color. Una foto no es una instrucción.

Hoja de especificaciones. Grado del material, medida con tolerancia, peso, la función que importa y, en eléctricos, voltaje y enchufe.
Empaque. Caja de venta o bolsa, idioma de la etiqueta, idioma del manual, unidades por caja, grado del cartón.
Color. Un número Pantone o una muestra física por correo. «Igual que la foto» cambia bajo otra lámpara.
Archivo del logo. Vector, tamaño en mm y posición en el producto.
Reglas del mercado. Las marcas de certificación que exige tu país y dónde deben aparecer.
Cantidad objetivo. La tarifa de muestra y el MOQ se mueven juntos, así que nombra la cantidad que esperas pedir.
Reparto de colores y modelos. 200 unidades en cuatro colores son cuatro tiradas cortas, no una.

Una muestra hecha sin esta hoja es el producto del proveedor, no el tuyo. Cuando llegue, la compararás con nada.

Si la lista de preguntas del proveedor es más corta que tu hoja, llenará los huecos con sus valores por defecto. Esos valores son las partes en las que no pensaste.

¿Cómo revisas una muestra cuando llega?

Revisa diez cosas en la primera hora, sobre una mesa, antes de enchufarla o llenarla.

Mídela. Largo, ancho, alto y espesor de pared en mm, contra el plano.
Pésala. Una balanza de cocina basta. El peso encuentra el material delgado más rápido que tus ojos.
Revisa el material. Grado, espesor, olor y flexibilidad. Un imán separa el acero del metal relleno de plástico.
Prueba la función. Llénala, cárgala, úsala en el ajuste más largo y con la carga más pesada que esperas.
Mira el color a la luz del día. La luz de oficina esconde un desvío de rojo o azul.
Pasa el dedo por los bordes. Rebabas, esquinas afiladas, línea de soldadura visible, pintura que falta dentro de una esquina.
Abre el empaque. Caja, etiqueta, manual, código de barras, advertencias. Revisa el idioma, no solo la calidad de impresión.
Revisa las marcas. Una marca de certificación debe tener la forma y el tamaño correctos, y tu mercado debe permitirla.
Cuenta los accesorios. Tornillos, enchufes, repuestos, herramientas. Un tornillo que falta en una muestra es un tornillo que falta en 2000.
Lee los documentos. Hoja de especificaciones, informe de ensayo, plano del cartón. Sin documentos no sabes qué aprobaste.

Escribe cada resultado como un número. «Pared de 1,8 mm contra 2,0 mm del plano» es un hallazgo. «Se siente delgada» es una opinión, y el proveedor puede discutir una opinión.

Cuando llegan tres unidades, revisa las tres. Para el pedido grande se usa después una norma de muestreo, la ISO 2859-1. Su AQL (límite de calidad aceptable) es la tasa de defectos sobre la que se construye un plan de muestreo, y fija cuántas piezas revisar y cuántos defectos aceptar. El muestreo es una regla de decisión, no una promesa de calidad.

Cuando compras directo, tanto la muestra como la producción en serie las revisas tú — no hay ningún agente entre la fábrica y tú. Tú haces el pedido, tú recibes la mercancía y tu nombre figura en el contrato como comprador. La comparación entre la muestra precintada y el lote de producción la haces tú: el mismo teléfono, la misma ventana, la misma regla, tres medidas, el color, los accesorios y los bordes, cada resultado escrito como un número. Si el lote no coincide, recházalo antes del envío y pide a la fábrica que lo reelabore o lo rehaga. Un lote que ya salió de la fábrica es una reclamación, no un rechazo. Tu archivo es el registro de autochequeo: los puntos revisados, el número de cada uno y quién lo firmó.

¿Una muestra aprobada garantiza la producción?

No. Una muestra aprobada es un documento, y solo funciona cuando la copia que aprobaste sigue en tus manos.

Fírmala y pon fecha. Tu firma y la fecha, en la muestra o en una etiqueta atada a ella.
Fotografíala. Seis ángulos, con una regla al lado, sobre una balanza, a la luz del día. Guarda las fotos con la PI.
Precíntala y guárdala. Bólsela, pon cinta, firma sobre la cinta y pega en la bolsa una etiqueta con modelo, color y fecha. Esa copia es tuya, y basta con precintar tu lado. Que la fábrica guarde otra no es el punto en un pedido pequeño.
Escribe la frase en la PI. La PI (factura proforma) es la página que el proveedor envía antes de pagar. Añade una línea: la producción debe coincidir con la muestra aprobada en esta fecha, precintada y guardada en tu archivo.
Guarda los registros de color y material. La muestra Pantone, el certificado del material y la hoja de especificaciones con tu firma.

La ley china da peso a la muestra precintada. El Código Civil dice que las partes de una venta por muestra deben precintar la muestra, y que la mercancía entregada debe coincidir con la muestra y su descripción (artículo 635). Una muestra que nunca se precintó es una foto con una historia.

Tres cosas rompen el vínculo entre muestra y producción.

La muestra la hizo un técnico a mano, y la línea no puede repetir ese nivel.
La fábrica «mejora» la muestra tras la aprobación, con un material más barato o una pared más delgada. En el papel no cambia nada.
Tu copia precintada se perdió o nunca se fotografió, así que cuando reclamas no puedes mostrar qué aprobaste.

Pide una muestra de línea antes de que empiece la producción. Una muestra de línea sale de la línea real, con el material real. Cuesta una tarifa más y resuelve la mayoría de las discusiones antes de que empiecen.

¿Cuándo debes rechazar una muestra?

Rechaza en tres casos: la muestra no hace el trabajo, no coincide con tu especificación, o es mejor de lo que la fábrica puede repetir.

Falla la función. Una estantería que se dobla bajo la carga, un motor que se para, una tapa que gotea. La producción en serie no arregla un diseño.
No coincide con tu hoja. Pregunta qué línea cambió y pide un precio nuevo. Un cambio silencioso en una muestra es un cambio silencioso en 2000.
Es una heroína hecha a mano. Si la hizo un técnico y la línea no puede, pide una muestra de línea antes de aprobar nada.
La marca de seguridad falta, está mal o no se permite. Una marca que tu mercado no reconoce es peor que ninguna, porque parece cumplimiento.
El proveedor pide una segunda tarifa por su propio error. Un molde nuevo es una tarifa nueva. Un color equivocado no.

Un proveedor que dice «la muestra no importa, el pedido sí» te ha dicho dónde está su calidad.

¿Cómo recuperas la tarifa de muestra?

Pon tres campos en la PI: la tarifa, la cantidad que activa el descuento y la fecha en que vence la oferta.

Importe y moneda. Un número, una moneda, sin «aproximado».
Umbral. «Se descuenta del primer pedido de 500 unidades o más.» Sin el umbral, el descuento es una promesa, no una condición.
Validez. Tres meses desde la fecha de la muestra es un rango de trabajo común en nuestra experiencia, no una regla.
Mensajería y derechos. Di quién paga el express y quién paga el cargo en tu país. Pide el importe antes de que salga el paquete.
Sin pedido. La tarifa se queda con el proveedor. Trátala como el precio de una decisión que necesitabas tomar.

Si la tarifa de muestra se descuenta del pago de la mercancía, escríbelo en la PI, no solo en el chat.

Lista para ejecutar

Decide cómo conseguirás la muestra esta vez: pagar por una, o comprar una unidad de un pedido pequeño.
Pide la tarifa, qué cubre y la regla de descuento en un solo mensaje.
Envía una hoja de especificaciones, un resumen de empaque y una referencia de color.
Pide tres unidades, no una.
Mide tamaño, peso y espesor de pared con cinta y balanza.
Revisa el color a la luz del día y escribe el resultado como número.
Revisa la caja, la etiqueta, el manual y las marcas de certificación.
Fotografía la muestra desde seis ángulos, con una regla al lado.
Firma, precinta y etiqueta una muestra, y guárdala: esa copia es tuya.
Escribe la fecha de la muestra precintada en la PI.
Pide una muestra de línea antes de la producción.
Pon la tarifa, la cantidad de activación y la fecha de vencimiento en la PI.
Compara la muestra con la hoja de especificaciones línea por línea.

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Fuentes consultadas

Fiscalía General del Pueblo Supremo — Código Civil de la RPC, Libro Tercero (Contratos), artículo 635, reproducción del texto de Xinhua — https://www.spp.gov.cn/spp/ssmfdyflvdtpgz/202008/t20200831_478413.shtml — consultado el 2026-10-28. "凭样品买卖的当事人应当封存样品，并可以对样品质量予以说明。出卖人交付的标的物应当与样品及其说明的质量相同。" (En la venta por muestra las partes precintan la muestra; la mercancía entregada debe coincidir con la muestra y su descripción.)
Organización Internacional de Normalización (ISO) — ISO 2859-1:2026, procedimientos de muestreo para inspección por atributos — https://www.iso.org/standard/2859-1 — consultado el 2026-10-28. "AQL stands for Acceptance Quality Limit, the maximum average percentage of defective items considered acceptable during random sampling."
YIWU RUIHA TRADING CO.,LTD. — condiciones de servicio, confirmadas directamente con el equipo — consultado el 2026-10-28. "The sample fee is charged and deducted from the goods payment once the order is placed."

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Cómo pedir y evaluar muestras de China