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Cómo planificar un viaje de compras a China

Aterrizas en Yiwu un lunes con cuatro días y tres categorías que comprar. El jueves por la noche quieres pedidos firmados, muestras en la maleta y una idea clara de qué sale y cuándo. Algunos compradores salen con los tres pedidos firmados. Otros recorren las mismas naves los mismos cuatro días y vuelven con fotos.

Esta página es para los segundos. Cubre cuántos días necesita de verdad tu pedido, cuántos puestos puedes ver en un día, cómo cerrar un pedido de prueba en el mostrador y por qué la mayoría de los compradores se salta la fábrica. Forma parte de nuestra serie sobre comprar en China. Si aún no tienes el vuelo, empieza por cómo viajar a China y a Yiwu.

¿Cuántos días necesita tu pedido?

El pedido fija el número de días. Cuenta primero las categorías y la cantidad, y luego reserva el vuelo.

Cuando un comprador nos pregunta cuánto quedarse, le devolvemos dos preguntas: cuántas categorías y cuánto de cada una. Esas dos respuestas deciden el viaje mucho mejor que cualquier itinerario de ejemplo.

No manejamos un itinerario estándar, porque dos compradores con las mismas vacaciones pueden tener una cantidad de trabajo muy distinta. Más categorías son más días, y una categoría que comparas puesto por puesto lleva más tiempo que una que ya conoces.

Así se mueve la duración con el pedido, en nuestra experiencia:

Una categoría, pedido de prueba pequeño: dos o tres días. Trabajas una zona, comparas de diez a veinte puestos, cierras un pedido de prueba (un primer pedido pequeño que prueba la mercancía y al proveedor) y sales con muestras. Si sabes qué vas a comprar antes de aterrizar, dos días de trabajo alcanzan.

Tres a cinco categorías: cuatro o cinco días. Un día por categoría y el último día para sentarte con las hojas de cotización, fijar el embalaje y firmar.

Muchas categorías, comparando puesto por puesto: una semana o más. Ocho o diez categorías, o varias especificaciones dentro de cada una, son una semana de caminar. Suma un día por cada categoría que añadas tarde.

Un comprador con una categoría y un pedido de prueba pequeño no necesita una semana en Yiwu. Un comprador que embarca un contenedor en ocho categorías necesita bastante más que unos pocos días. No hay un número estándar de días. Está tu pedido: cuenta las categorías, cuenta la cantidad, y la duración del viaje sale de ahí.

¿Cuántos puestos puedes ver en un día?

De diez a veinte, si llegas con una lista y te quedas dentro de una zona.

De seis a ocho puestos al día es la velocidad de un comprador sin lista, en nuestra experiencia. De diez a veinte es un día normal para un comprador que sabe lo que quiere. Dos cosas marcan la diferencia.

Trabaja una zona por vez. Las cinco zonas del mercado ocupan unos 2,5 km de punta a punta, y caminar de la zona 1 a la zona 5 lleva 35–50 minutos. Cruzar el mercado dos veces en un día te cuesta una hora de puestos.

Recoge primero, siéntate después. La primera pasada son de cinco a diez minutos por puesto: el modelo, la cantidad mínima de pedido (MOQ), el plazo de entrega, la hoja de cotización, una muestra. La segunda pasada, después de comer, es para los tres o cuatro puestos que merecen una conversación seria.

Ver un puesto significa comparar el modelo con tu especificación, preguntar la MOQ, preguntar cuándo sale, tomar la hoja de cotización y pedir una muestra. Media hora de té en cada mostrador es la forma de terminar el día con cinco puestos.

Días que terminan con cinco o seis puestos:

¿Qué haces cuando un puesto tiene el producto correcto?

Escribes el pedido en el mostrador, te llevas la muestra y confirmas los detalles cuando estés en casa.

Escribe el pedido allí. Anota el número de modelo, la cantidad, el precio unitario y la moneda. Añade el embalaje: caja interior, caja máster, marcas del cartón. Añade la fecha de entrega que da la fábrica. Añade las condiciones de pago. En nuestros propios pedidos trabajamos con 100% T/T por adelantado (transferencia bancaria antes de producir) y lo escribimos en el pedido, no lo dejamos en el chat. La página del contrato de compra cubre el resto de la redacción.

Toma la muestra ese mismo día. Si la muestra está en el estante, va a tu bolsa. Si el puesto tiene que hacerla, acuerda tres cosas antes de salir: quién paga el mensajero, qué día sale y a qué dirección va. Un hotel que recibe paquetes te ahorra una segunda vuelta al mercado. Cómo pedir y evaluar muestras cubre qué revisar cuando llega la caja.

Confirma desde casa. Compara la muestra con tu especificación, compara el embalaje con lo que pidió tu cliente y vuelve a calcular el costo puesto en destino con un flete real. En nuestra experiencia una semana es una ventana práctica para esa revisión.

Pon fecha de caducidad a cada cotización que aceptes. Una cotización es un precio de un día, no un precio para siempre. Si tu confirmación pasa la fecha del pedido, pide al puesto que vuelva a confirmar el precio antes de que empiece la producción.

Por qué empujamos a los compradores a decidir en el mostrador y no a pensarlo en casa: un puesto ve decenas de compradores al día y no recordará tu cara la semana siguiente, en nuestra experiencia. Los precios se mueven con el costo de los materiales y el tipo de cambio. Una cotización que dejas sobre la mesa el lunes no siempre está el viernes.

Esto no es una razón para firmar a ciegas. El pedido lleva una fecha y una especificación, la muestra está en tu bolsa y el embalaje se confirma por correo desde casa antes de que empiece la producción.

¿Deberías visitar la fábrica?

Para la mayoría de los compradores, no. La fábrica queda fuera del camino entre el mercado y el aeropuerto.

Tu pedido empieza en el mercado. El puesto tiene el precio, la muestra y el papeleo de exportación, y la mercancía pasa por un almacén en Yiwu. Una visita a la fábrica añade un día y te muestra una línea que ya está funcionando.

Si el pedido merece un viaje a la fábrica es tu decisión, no la nuestra. Estas son las cuentas para tomarla: un día de fábrica cuesta dos días de viaje y una noche de hotel, más los pedidos que no escribiste ese día. Pon ese costo frente a lo que esperas ahorrar. Si el ahorro es mayor, ve. Si no, el puesto ya tiene la respuesta.

Ve cuando el pedido necesite algo que el puesto no puede responder. Un molde nuevo, un cambio en la línea, una especificación a medida que necesita un plano, un certificado que tu cliente quiere ver con sus ojos, o un primer pedido lo bastante grande como para querer conocer al dueño.

Sabe cuánto cuesta el día. Un viaje a fábrica es un coche, una visita a la planta, una reunión y la vuelta en coche. De Yongkang a Ningbo hay tres horas de coche. Un día cubre una o dos fábricas, y ese día se fue. Es el día que habrías pasado firmando pedidos.

Si la fábrica ya está en el itinerario, la distancia ordena el calendario. Mira dónde está la fábrica antes de mirar el calendario. China no es un país que se cruza en dos o tres días, y una sola provincia aquí puede ser más grande que un país europeo. Yiwu está en Zhejiang, y las fábricas que trabajan con el mercado están casi todas en la misma provincia o en la vecina: Jinhua, Yongkang, Pujiang, Zhuji, Ningbo, Taizhou. Guangdong — Shenzhen, Dongguan, Foshan, Zhongshan — está a un día entero de tren de Yiwu: unas 8 horas 34 minutos de Cantón Sur a Yiwu en el único tren directo diario. Shandong, Hebei y Sichuan están aún más lejos.

Nunca pongas dos fábricas lejanas en un día, y nunca encadenes dos provincias en un viaje. Un día con una fábrica en Zhejiang y otra en Guangdong son dos días de carretera y ninguna línea vista bien. Toma el par que parece más barato sobre el papel: una fábrica en Cantón y otra en Shandong. De Cantón Sur a Yiwu hay unas 8 horas 34 minutos en tren, y Shandong está a un día o más de Yiwu. Suma las tarifas, una noche de hotel y dos o tres días de tu tiempo, y con un pedido pequeño el viaje cuesta más de lo que deja el pedido. Estima primero el beneficio y luego el viaje; si el viaje es mayor, no vayas. Un pedido grande carga con ese viaje, y por eso el viaje es para los pedidos que pueden pagarlo.

Busca las fábricas por cinturón industrial, no una por una en un mapa. El mismo cinturón hace la misma clase de producto: los proveedores se conocen, las cotizaciones se comparan directamente y un viaje cubre varias plantas. Las fábricas salpicadas por el mapa se llevan tus días en la carretera.

Después ordena la ruta. Las fábricas de la misma provincia van el mismo día o en dos días seguidos. Si tienes que cruzar dos provincias, únelas con un solo tramo de alta velocidad y no vuelvas sobre tus pasos. Reserva primero la fábrica lejana, porque una cita de fábrica es más difícil de mover que un día de mercado, y deja que las cercanas se muevan alrededor. En nuestra experiencia, si entre dos fábricas hay más de medio día de coche, no van el mismo día.

Si hay que mirar una fábrica y no puedes dedicarle el día, vamos nosotros y te mandamos nuestro propio registro de revisión. Ese es el registro que llevamos en cada pedido que manejamos.

El orden del trabajo no cambia: mercado primero, pedidos firmados y la fábrica después de que exista el pedido, o en tu siguiente viaje cuando haya una razón para ir.

¿Por qué cerrar los pedidos en Yiwu y confirmar en casa?

El precio, la muestra y el proveedor están en Yiwu, y la confirmación es trabajo de escritorio que puedes hacer en cualquier sitio.

Los pedidos son el objetivo del viaje. Sales con hojas de cotización, muestras y pedidos firmados. Cuántos días lleve depende de lo que compres: una categoría se cierra en dos días, ocho categorías con varias especificaciones cada una pueden llevar una semana. Lo que queda es revisar, y revisar necesita a tu cliente, tu presupuesto y tus ojos sobre la muestra, no otra nave.

Desde casa confirmas la muestra contra tu especificación, el embalaje contra lo que pidió tu cliente y el presupuesto contra una cotización real de flete. Después el trabajo pasa a nosotros: perseguir la fecha de producción con la fábrica, revisar la mercancía antes de que salga, meter cartones de seis puestos en un contenedor y reservar el espacio.

Por eso el último día del viaje es para cerrar: deja listo el envío, cuenta los cartones, recoge las últimas muestras, paga los anticipos y guarda una tarde libre para el puesto que no tenía la muestra lista.

¿A qué ciudad vuelas?

A la que encaja con tu primer día de trabajo, no a la tarifa más barata.

Tiempos de viaje, como rangos de nuestros propios viajes:

Pon Yiwu en el medio o al final del viaje. No la aprietes entre dos paradas cortas en dos ciudades. Meter Shanghái, Yiwu y Cantón en un mismo viaje te deja tres días de viaje y dos de trabajo, y dos días de trabajo no cubren tres categorías.

Consulta horarios y tarifas en la web oficial del ferrocarril (12306) y en las webs de los aeropuertos. Aquí no publicamos horarios, porque cambian cada temporada.

¿Dónde se rompen los viajes de compras?

En cuatro sitios, y los cuatro son errores de calendario, no de viaje.

Dos más pequeños: una cita de fábrica reservada sin confirmar quién estará allí, y una reunión el lunes por la mañana después de un vuelo el domingo.

¿Qué debes preparar antes de volar?

Reserva el vuelo, las dos primeras noches y el tren entre ciudades. Todo lo demás se puede mover.

Escribe las condiciones acordadas en el contrato de compra antes de irte. Deja libre la última tarde. Siempre falta una visita más.

Lista para ejecutar

  1. Cuenta tus categorías y tu cantidad primero, y luego reserva el vuelo. Los días siguen al pedido.
  2. Planifica una zona por día y una categoría por zona cuando puedas.
  3. Planifica de diez a veinte puestos al día y guarda la segunda pasada para la tarde.
  4. Escribe en el pedido, en el mostrador, el número de modelo, la cantidad, el precio, el embalaje, la fecha de entrega y las condiciones de pago.
  5. Toma la muestra ese mismo día, o fija el mensajero, la fecha y la dirección antes de dejar el puesto.
  6. Pon fecha de caducidad a cada cotización que aceptes.
  7. Sáltate la fábrica salvo que el pedido sea lo bastante grande para pagar dos días y, si vas, mantén las fábricas en un mismo cinturón industrial y nunca dos de ellas en un día.
  8. Mantén el domingo como día de viaje, de fábrica o de descanso.
  9. Pon el mercado por la mañana, todos los días. Las 17:00 llegan pronto.
  10. Reserva las dos primeras noches y el tren entre ciudades antes de volar.
  11. Deja la última tarde para cerrar: envío, recuento de cartones, últimas muestras.

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Fuentes consultadas

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